6 tipov ako si zorganizovať čas

Ako virtuálna asistentka poskytujem svoje služby malým podnikateľom online, z pohodlia svojho domova. Keby som nemala sebadisciplínu, takýto druh práce by som nemohla vykonávať. Prečo? Vstávala by som podľa nálady, pracovala by som podľa nálady, ale stav môjho účtu koncom mesiaca by mi už asi náladu nevylepšil. Absencia sebadisciplíny však neznamená, že nemôžete byť dobrý podnikateľ s dobrými nápadmi. Možno zopár tipov a trikov pomôže zorganizovať váš čas a motivovať k lepšiemu výkonu.

1. Vyberte si pracovnú miestnosť

Pracovná miestnosť, kancelária alebo pracovný kút v odľahlej časti vášho domu či bytu je základom pre efektívneTipy a triky ako si zorganizovať čas vykonávanie pracovnej činnosti. Je to priestor, kde vás nič a nikto neruší. Žiadny televízor, neumytý kuchynský riad či ďalší členovia rodiny. Naraňajkujte sa, a vyberte sa do svojej kancelárie, ktorú opustíte iba počas prestávok. Vyzdobte si ju, umiestnite do nej fotografie vašich blízkych či priateľov, ktorí vás svojou virtuálnou prítomnosťou určite potešia. A nezabudnite na zeleň, ktorá lieči dušu i oči.

2. Vymedzte si pracovný čas

Premyslite si, odkedy dokedy chcete pracovať. Niektorým stačia 4 hodiny denne, iní uprednostňujú štandardnú dĺžku pracovného času. Všetko závisí aj od objemu práce. Ja som si určila pracovný čas od 8:00 – 16:00 s prestávkou na obed. Samozrejme, krátke prestávky na kávu, precvičenie chrbtice či nadýchnutie sa sú tiež veľmi dôležité. Keďže väčšina z nás pracuje online, príjemná hudba v pozadí alebo rádio sú našimi častými spoločníkmi. Na sústredenie odporúčam hudbu, ktorá nepôsobí rušivo.

3. Doprajte si prestávky

Tak, ako v bežnej práci, aj ľudia, ktorí pracujú pracujúci online, si potrebujú prevetrať hlavu a na chvíľku vypnúť. Pred istým Tipy a triky ako si zorganizovať čas časom som čítala štúdiu, že pár minútové prestávky počas pracovnej doby sú veľmi prospešné k efektívnemu vykonávaniu pracovnej činnosti. Takže nebojte sa, nič vám neutečie, nechajte svoj mozog oddýchnuť, naberte kyslík, oprite svoj pohľad do diaľky, aby si oddýchli aj vaše oči. Dajte potravu svojmu žalúdku, poprehýbajte svoj chrbát, zavolajte priateľom a s novou energiou sa môžete opäť pustiť do práce. Nie je to strata času, naopak, s novými silami dosiahnete lepšie výsledky.

 

 

4. Používajte užitočné nástroje

Aby ste na nič nezabudli, nepotrebujete mať pri sebe papierový diár, do ktorého si zapisujete, čo vás čaká a čo treba na dnes vybaviť. Skúste využiť Trello, softvér pre riadenie projektov a plánovanie práce, kde si môžete zapísať denný zoznam úloh a budúce projekty, môžete ich zdieľať, tvoriť výstupy, atď. Takisto je dobrým nástrojom Google Drive, úžasná cloudová služba,Tipy a triky ako si zorganizovať čas kam si môžete presunúť vaše súbory a môžete sa k nim dostať z akéhokoľvek miesta bez toho, aby ste mali so sebou svoj počítač či notebook. Ďalšou možnosťou je osobný ukladací priestor One Drive, ktorý funguje na podobnom základe. Obe spomínané platformy využívam aj ja. Vynikajúcim softvérom pre tvorbu grafických materiálov je Canva. Je veľmi intuitívna, obsahuje v sebe šablóny, ktoré už len poskladáte a výsledkom môže byť hodnotná prezentácia, leták, príspevok, plagát či logo. Pre virtuálne asistentky je veľkým pomocníkom softvér na sledovanie času. Ja používam bezplatný časovač PrimaERP. Umožňuje zaznamenať časy pre viacerých klientov a na konci tak získate prehľad odpracovaných hodín, ktorý môže byť podkladom pre fakturáciu. V komunikácii so svojimi klientmi používam rôzne komunikačné nástroje ako email, telefón či chat. Výbornou možnosťou sú hlasové správy, ktoré urýchlia komunikáciu hlavne v prípade, ak ide o rozsiahlejšiu správu. Ak sa potrebujete spojiť face-to-face, stačí siahnuť po komunikačných platformách, ako Skype alebo Zoom. Využívajú sa na videokonferencie, online pohovory, komunikáciu medzi jednotlivcami i skupinami.

5. Vytýčte si čas pre jednotlivých klientov

Tipy a triky ako si zorganizovať čas Ak máte viacerých klientov, je nevyhnutné určiť si pracovné dni, počas ktorých budete konkrétnemu klientovi k dispozícii. Váš klient by mali byť informovaný, že v daný deň či hodinu pre neho nemôžete pracovať, pretože sa venujete inému klientovi. Dobrým spôsobom je vypracovať harmonogram a poskytnúť ho vašim klientom, čím získajú prehľad o vašom pracovnom týždni. Meno klienta neuvádzajte, stačí ho očíslovať, napr. Klient 1, Klient 2.

 

 

6. Naplánujte si ďalší deň

Ku koncu pracovného času si vždy zapíšem do kalendára, čo bude mojou náplňou práce na ďalší deň, resp. týždeň. Je to vynikajúci spôsob, ako si zorganizovať čas a súčasne sa motivovať do ďalšej práce.

Naplánovaním pracovnej činnosti na nasledujúci deň, týždeň alebo mesiac si črtáte líniu, v ktorej sa hýbete. Je to pomocné lano, ktorého sa držíte. Keď sa spätne pozriete do vášho kalendára, z ktorého na vás hľadia splnené úlohy, je to určite motivujúce. O to viac si užijete relax po práci. 

Anikó Lešová

 

Odporúčame aj ďalší článok od autorky: Ako funguje virtuálna asistentka

Prihlásenie

Táto stránka používa cookies. Viac info